Update 13. Januar 2022: Vorläufige Lösung gefunden!
Das Problem
Das Problem, dass einige von Scorion gesendete E-Mails nicht ankommen, tritt ausschließlich bei Office 365 Nutzern auf. Der Grund dafür ist, dass Microsoft eine Änderung an den Spam-Regeln vorgenommen hat, die dazu führt, dass Scorion-E-Mails unter Quarantäne gestellt und blockiert werden. Microsoft hat uns mitgeteilt, dass sie in naher Zukunft eine Lösung anbieten werden. Bis dahin wird das Scorion-Team eine Übergangslösung anbieten.
Was genau ist die Ursache für die Blockierung von Scorion-Mails?
Die Ursache liegt im Betreff der gesendeten E-Mail. Dies gilt sowohl für Einladungs- als auch für Erinnerungs-E-Mails. In den Einladungs-E-Mails von Scorion ist eine Art Code enthalten (z.B. „Titel des Formulars“, der beim Versand automatisch durch den tatsächlichen Titel des Formulars ersetzt wird. Diese „Codes“ sehen aus wie ein orangefarbener Textblock.
Lösung
Bis Microsoft das Problem behoben hat, werden wir diese Codes vorübergehend aus dem Betreff der E-Mail entfernen. Das bedeutet, dass in der Betreffzeile nur „Einladung Scorion“ erscheinen wird. Der Nachteil ist dann, dass man im Betreff nicht mehr erkennen kann, um welche Form es sich handelt. Dazu müssen Sie die E-Mail öffnen. Aber wenigstens kommt die Post an. Bei bereits eingefügten Formularen wird der Einladungs- und Erinnerungstext leider bereits mit dem Formular erstellt. Das geschieht, wenn das Formular eingefügt wird. Auch dafür gibt es eine Lösung.
Neue Formulare
Für Formulare, die nach Freitag, dem 13. Januar, 17.00 Uhr, neu erstellt oder eingefügt wurden, haben wir das Problem vorübergehend gelöst. Wir haben nämlich in ganz Scorion alle Codestellen aus dem Betreff entfernt. Daher werden von nun an alle Einladungen den Titel „Einladung Scorion“ tragen. Sobald Microsoft das Problem behoben hat, wird diese Funktion wieder zur Verfügung stehen.
Sollten beim Absenden eines Formulars noch einer oder mehrere dieser „orangefarbenen Textblöcke“ in der Betreffzeile vorhanden sein, entfernen Sie diese bitte trotzdem.
Bereits eingereichte (noch nicht abgeschickte) Formulare
Für bereits eingefügte Formulare ist die E-Mail (mit den von Microsoft blockierten Codes) also bereits fertig. Wenn Sie diese senden, können Sie die Codes löschen. Die Post kommt dann wie gewohnt an. Dies gilt auch für Mahnungen.
Bereits versandte Formulare (die nicht angekommen sind)
Leider wissen wir nicht genau, wann Microsoft diese Änderung vorgenommen hat. Wir sind immer noch auf der Suche nach einer Lösung für dieses Problem. Scorion erhielt die ersten Meldungen ab dem 12. Januar. Wenn Sie Zweifel haben, ob die E-Mail versandt wurde, können Sie eine Erinnerung senden. Achten Sie darauf, dass Sie die orangefarbenen „Codes“ aus der Betreffzeile entfernen.
Update vom 12. Januar 2022:
Wir haben festgestellt, dass bestimmte von Scorion gesendete E-Mails in den Quarantäneordner von Microsoft Office Mail gelangen. Dies ist auf eine Änderung der Spam-Richtlinie von Microsoft zurückzuführen, die heute vorgenommen wurde. Bei anderen E-Mail-Anbietern gibt es keine Probleme.
In der Zwischenzeit haben wir uns bereits mit Microsoft in Verbindung gesetzt, um zu sehen, ob das Problem gelöst werden kann. Die Klage liegt derzeit bei Microsoft und wir warten auf sie.
Wir finden die Situation sehr ärgerlich und werden uns melden, sobald wir mehr wissen.